Aún resulta habitual desconocer las diferencias entre almacén e inventario o incluso confundir estos términos creyendo que aluden a los mismos significados. 

Se trata de 2 factores clave a la hora de optimizar la cadena productiva de una empresa, que no debemos obviar porque colaboran en la mejora de los procesos logísticos y en las estrategias de venta.

Desde Embaling queremos que aproveche al 100% las oportunidades relacionadas al almacén e inventario de su organización, por eso hemos creado un post completo con las diferencias entre ambos conceptos. ¡Siga leyendo para saber todos los puntos importantes!

¿Qué es un almacén y qué es un inventario?

Para reconocer las diferencias entre almacén e inventario debemos hacer hincapié en las características y funcionalidades de cada uno de estos conceptos.

Almacén

Se trata del espacio físico donde se depositan, guardan, preservan y custodian los productos, piezas, elementos, herramientas, equipos y máquinas que pertenecen a una empresa.

Todo almacén ha de contar con ciertas características ideales para que se encuentre optimizado y cumpla su función adecuadamente. Entre ellas podemos destacar las siguientes:

• Contar con una ubicación geográfica estratégica con el fin de facilitar el acceso del personal, como así también la carga, descarga y traslado de las mercancías.
• Sus dimensiones han de ser acorde con los volúmenes y formatos de todos los productos, materiales, equipos y maquinarias que allí se resguardan.
• El espacio debe poseer una estructura adecuada de manera tal que facilite la movilidad segura de los operarios y los equipos de acarreo.
• Debe contar con muy buenos niveles de seguridad y control de calidad de cada una de sus áreas internas y externas, de manera que se eviten problemas, accidentes y riesgos para el personal y los productos.
• Es fundamental la buena iluminación del almacén, la adecuada circulación de aire y todos los controles necesarios para evitar problemas de temperatura, humedad y otros factores externos que perjudiquen mercancías y los elementos de trabajo.

Inventario

Por su parte, el inventario se refiere al registro detallado de la cantidad, localización y valor de las mercancías comercializadas por una empresa, y de los bienes, elementos e insumos que se emplean para llevar adelante el proceso productivo.

En la actualidad, este tipo de documentación se considera una herramienta muy eficiente en el momento que se quiere organizar los productos localizados en un almacén.

Gracias a los inventarios, se optimiza el control de entrada y salida de mercancías, se cuenta con información clave acerca de los costes que implican los ingresos y las salidas de los productos, entre otras ventajas.

En definitiva, un inventario organizado y sólido potencia la gestión de una empresa, permitiendo un registro certero del conjunto de los activos de la compañía que saldrán a la venta.

Es por ello que las funciones principales han de ser:

• Brindar datos correctos de la cantidad de materias primas, mercancías terminadas, insumos, máquinas y los elementos de un almacén.
• Evidenciar el estado en que se hallan estos elementos dentro del almacén.
• Encontrar posibles errores dentro del espacio en materia de distribución ineficiente de productos. 
• Determinar causas de faltantes.
• Informar y vaticinar los tiempos de reposición.

Ahora que hemos profundizado acerca de estos conceptos, podremos llegar a notar las diferencias entre almacén e inventario: el primero es un espacio físico y el segundo cumple la función de registrar los productos e insumos localizados en el almacén.

Tanto el almacén como el inventario constituyen dos factores clave para aumentar la optimización logística y productiva de una empresa.

Tipos y diferencias de almacén e inventario

Por otra parte, podemos hallar diversas formas de determinar las funciones que debe cumplir un almacén y un inventario, lo cual nos permite comprender aún más sus diferencias.

Una de ellas es conocer los diferentes tipos de espacios de almacenamiento que existen y los tipos de inventario más utilizados.

Tipos de Almacén

Podemos calificar los almacenes de acuerdo a su estructura constructiva, a su sistema de almacenaje empleado, a su ubicación, a la funcionalidad, al grado de automatización que poseen, etcétera. Entre los principales tipos de almacén hallamos: 

Almacén de tránsito

Es utilizado como almacén provisional de los productos ya que se depositan en el lugar hasta que sean necesarios para la posterior etapa dentro de un proceso determinado. Por ejemplo para el embalaje final o el transporte a su lugar de destino.

Almacén de distribución

Se caracteriza por ubicarse lo más cerca posible del cliente final ya que su principal objetivo es acortar los tiempos de entrega de mercancías concretas para una zona o región particular. 

Almacén de aprovisionamiento

Su función consiste en el guardado de las materias primas y en su disponibilidad al 100% para garantizar la continuidad del proceso productivo. En estos almacenes también suelen guardarse los productos semiterminados o las piezas de producción, es decir, todos aquellos elementos que hacen a la producción de mercancías.

Almacén de picking

Es el lugar donde son colocados los productos terminados para ser distribuidos a los diferentes puntos de destino. 

De esta manera, las mercancías ya se encuentran correctamente embaladas y etiquetadas a la espera del transporte, Estos almacenes aumentan significativamente la eficiencia de los tiempos de entrega. 

Tipos de Inventario

El objetivo más importante de los inventarios suele ser el beneficio hacia la empresa en materia de reducción de costes vinculados a la calidad, adquisición, gestión de pedidos, etcétera.

De acuerdo a cada una de estas necesidades, existe un tipo de inventario eficaz. Veamos cuáles son los más utilizados.

Inventario inicial

Es el documento realizado cuando se inician las actividades de la empresa y permite conocer el saldo previo a adquirir nuevos materiales, equipos, productos, entre otros elementos.

Inventario final

Se desarrolla durante el cierre de un período contable e incluye el balance general de la organización que permite tomar decisiones a futuro.

Inventario físico

Es el listado de bienes que permite comparar las existencias con el sistema digital utilizado. Además permite verificar el estado de los elementos y de las existencias.

Inventarios periódicos

Conforman el conteo mensual, trimestral o anual que facilita el control exhaustivo de aquellas problemáticas que puedan aparecer debido a sobre demanda o escasez de productos.

¿Es lo mismo gestión de almacén y gestión de inventario?

Muchas veces se cree que la gestión del almacén e inventario refieren a lo mismo. Sin embargo, existen diferencias entre almacén e inventario en materia de gestión dentro de una empresa.

Existen 3 factores que determinan estas diferenciaciones:

1. Complejidad. El inventario brinda datos acerca de las existencias y faltantes, la gestión del almacén es más compleja y permite manejar la estructura del espacio físico.
2. Control. La gestión del inventario no controla pero da pautas para controlar el stock. La gestión de almacenes facilita el control del inventario, hallando los espacios idóneos para cada mercancía.
3. Integración. La gestión inventarios, constituye el primer paso de la gestión de almacenes, ambos se integran aunque difieran en sus objetivos. 

En conclusión, la gestión de almacenes conforma un sistema complejo que abarca la administración y las acciones realizadas dentro del espacio físico donde se albergan los activos de una empresa.

La gestión del inventario implica contabilizar la mercancía y los bienes, brindando información relevante sobre todo lo que acontece alrededor del stock.

En Embaling contamos con maquinaria y productos de embalaje para que puedas rentabilizar y mejorar la gestión de tus envíos. Echa un vistazo a nuestro catálogo y ponte en contacto con nosotros si necesitas realizar cualquier consulta. ¡No existe ningún tipo de compromiso!